Vägledning för tillstånd till förenklade förfaranden

Vägledningen är uppdelad i kapitel. Under varje rubrik anges kapitlets mål och syfte, där vi förklarar varför Tullverket anser det vara relevant att ta del av information inom detta område. Efter detta följer grundkriterier för kapitlen. De är riktlinjer som berör hela det aktuella kapitlet. Kriterierna är ofta formulerade som att ditt företag bör eller ska utföra en viss uppgift men vissa kan även vara formulerade som önskemål.

Under varje numrerat underkapitel ska du sedan ange de rutiner som finns inom det aktuella området. Utformningen av era rutiner ska styras av er verksamhet och behov men Tullverket kräver en viss nivå på innehåll. För att säkerställa detta finns det under varje underrubrik ett antal kontrollpunkter som ska kunna besvaras av era rutinbeskrivningar. Om någon av punkterna inte är relevant för er verksamhet ska den bortses ifrån.

Rutinbeskrivningar

Tillstånd till förenklat förfarande bygger på att ditt företag kan visa att ni har goda rutiner för att hantera er tullhantering. Rutiner ska vara dokumenterade antingen elektroniskt eller i pappersform, vara kända inom organisationen, finnas tillgängliga för alla användare och kontinuerligt uppdateras.

Versionshantering av rutinbeskrivningar

För att alltid vara säker på att det är den senaste versionen av rutinbeskrivningen som används ska det finnas riktlinjer för att hantera detta.

När en rutinbeskrivning har skapats ska det tydligt framgå högst upp på dokumentet;

• Version av rutinen, exempelvis Version 1
• Vilket datum den beslutades
• Vem som beslutade om att rutinen skulle börja användas.

När rutinen uppdateras anges på samma sätt Version 1.1, och så vidare i löpande följd, samt beslutsdatum och beslutsfattare. För att kunna följa utvecklingen av rutinerna ska det även kort anges vad som har förändrats till den senaste versionen.

Behöver rutinbeskrivningen omarbetas snarare än uppdateras, markeras detta genom att ange Version 2 samt beslutsdatum och beslutsfattare.

Dokumentation och uppdatering av rutinbeskrivningar

Viktigt är att kriterierna och riktlinjerna i vägledningen följs samt att era rutiner är nedtecknade på något sätt, antingen i elektronisk form eller i pappersform.