Vägledning för certifiering

Vägledningen är uppdelad i kapitel. Under varje rubrik anges kapitlets mål och syfte, där vi förklarar varför Tullverket anser det vara relevant att ta del av information inom detta område. Efter detta följer grundkriterier för kapitlen. De är riktlinjer som berör hela det aktuella kapitlet. Kriterierna är ofta formulerade som att ditt företag "bör" eller "ska" utföra en viss uppgift men vissa kan även vara formulerade som önskemål.

Under varje numrerat underkapitel ska du sedan ange de rutiner som finns inom det aktuella området. Utformningen av era rutiner ska styras av er verksamhet och behov men Tullverket kräver en viss nivå på innehåll. För att säkerställa detta finns det under varje underrubrik ett antal kontrollpunkter som ska kunna besvaras av era rutinbeskrivningar. Om någon av punkterna inte är relevant för er verksamhet ska den bortses ifrån.

Vägledningen anpassas efter vilket certifikat ni ansöker om och vilken/vilka roller ert företag har i försörjningskedjan.

De krav som Tullverket ställer på ditt företag i samband med kvalitetssäkringen beror vilka roller i försörjningskedjan företaget har. Det är mycket viktigt att ni noga tänker igenom vilket certifikat ni ansöker om samt vilken/vilka roll/roller ni är i försörjningskedjan. Tänk på att ni kan ha flera roller i försörjningskedjan.

Certifikat

Första steget för att anpassa vägledningen efter ditt företag är att ni väljer vilket certifikat som ni vill ansöka om:

Tullförenklingar — Rutiner kring ditt företags tullhantering, informationshantering och varuflöden ska kvalitetssäkras. Det ger en smidigare tullhantering.

Säkerhet och skydd — Rutiner kring bland annat ditt företags informationshantering, varuflöden, personal, områdes- och skalskydd ska kvalitetssäkras. Detta för att ge en bättre säkerhet i försörjningskedjan.

Tullförenklingar/Säkerhet och skydd — Rutiner kring ditt företags tullhantering, informationshantering, varuflöden, personal, områdes- och skalskydd ska kvalitetssäkras. Det ger en smidigare tullhantering och en bättre säkerhet i försörjningskedjan.

Roll/roller i försörjningskedjan

Nästa steg är att ni väljer den eller de roller i försörjningskedjan ni inom ert företag handhar. De flesta företag har flera roller i försörjningskedjan och ska därför välja flera roller. Klicka på Roller i försörjningskedjan för beskrivning av de olika rollerna.

Rutinbeskrivningar

AEO certifieringen bygger på att ditt företag kan visa att ni har goda rutiner för att hantera er tull- och/eller säkerhet och skyddshantering. Rutiner ska vara dokumenterade antingen elektroniskt eller i pappersform, vara kända inom organisationen, finnas tillgängliga för alla användare och kontinuerligt uppdateras.

Versionshantering av rutinbeskrivningar

För att alltid vara säker på att det är den senaste versionen av rutinbeskrivningen som används ska det finnas riktlinjer för att hantera detta.

När en rutinbeskrivning har skapats ska det tydligt framgå högst upp på dokumentet;

• Version av rutinen, exempelvis "Version 1"
• Vilket datum den beslutades
• Vem som beslutade om att rutinen skulle börja användas.

När rutinen uppdateras anges på samma sätt "Version 1.1" och så vidare i löpande följd, beslutsdatum och beslutsfattare. För att kunna följa utvecklingen av rutinerna ska det även kort anges vad som har förändrats till den senaste versionen.

Behöver rutinbeskrivningen omarbetas snarare än uppdateras, markeras detta genom att ange "Version 2", beslutsdatum och beslutsfattare.

Dokumentation och uppdatering av rutinbeskrivningar

Vi ställer inga krav på vem som dokumenterar eller uppdaterar era rutinbeskrivningar. Det avgörande är att kriterierna och riktlinjerna i vägledningen följs samt att era rutiner är nedtecknade på något sätt, antingen i elektronisk form eller i pappersform. Detta arbetssätt öppnar för att ditt företag ska kunna anlita en tredje part för att genomföra kvalitetssäkringsarbetet.

Vi riktar idag inga krav mot den tredje parten utan det är ditt företag som står som ensamt ansvarig vid vår granskning.